Мобильное приложение для ускорения документооборота

Мобильное приложение для ускорения документооборота

Кто обратился

ПАО «Группа Компаний ПИК» — крупнейшая российская девелоперская и строительная компания.

В чем была проблема

  • Долгое оформление документов из-за сложной организационной структуры и длинных маршрутов согласования. Цепочка согласования по договорам в среднем состояла из 15 этапов. За счет циклов и итераций в ней могло участвовать до 50 человек.
  • Руководители верхнего и среднего звена тратили больше всего времени на согласование. Они были вынуждены параллельно использовать четыре системы документооборота на базе 1С и DIRECTUM для согласования заявок на оплату, бюджетов, договоров и доверенностей.
  • Каждый руководитель получал больше 100 задач согласования в день, ежедневно тратил на их решение 1–2 часа личного времени, и не справлялся с объемом работы.

Задачи

  • Ускорить документооборот в компании.
  • Сократить время, которое уходит на утверждение договоров, бюджетов, счетов, заявок и других документов, проходящих через процедуру согласования.

Что мы сделали

  • Разработали мобильное приложение для руководства (iOS и Android), которое обеспечивает доступ к задачам через адаптивный интерфейс.
  • Обеспечили передачу данных через VPN — шифрованную виртуальную частную сеть.
  • Настроили приложение так, чтобы в памяти смартфона сохранялся только необходимый минимум информации, а актуальные задачи согласования загружались при авторизации в корпоративной сети и удалялись с устройства сразу после согласования.
  • Развернули отдельный сервис для двухуровневой верификации пользователей при помощи пары логин-пароль и авторизации через код из SMS-сообщения.

Созданное мобильное приложение стало частью «Единого кабинета согласования».

Какую технологию использовали

Xamarin

Какой получили результат

Мобильное приложение позволило руководству компании согласовывать документы парой касаний экрана смартфона в любом месте и в любое время. 

  • Сократили средний срок согласования договора с 1 месяца до 5 дней.
  • Создали единую точку доступа к процессам согласования различных систем электронного документооборота для 300 сотрудников компании, занимающих руководящие должности.
  • Обеспечили совместную работу 50 согласующих над одним документом.

Руководство «Группы Компаний ПИК» получило обновляемый структурированный список документов, охватывающий все системы документооборота компании.

 

Мобильное приложение для ускорения документооборота

Вам может быть интересно