ПАО «Группа Компаний ПИК» — крупнейшая российская девелоперская и строительная компания, реализующая проекты в Москве и различных регионах России.
Ускорить документооборот в компании. Сократить время, которое уходит на утверждение договоров, бюджетов, счетов, заявок и других документов, проходящих через многоступенчатую процедуру согласования.
Мы проанализировали процедуру согласования и выявили причину задержек — неудобное сочетание нескольких систем документооборота. Обнаружили ее следствие: перегруженное задачами согласования руководство компании.
Разработали и внедрили «Единый кабинет согласования»:
SharePoint 2013, Xamarin, BizTalk.
В «Группе Компаний ПИК» так долго оформляли документы
Больше всего времени на согласование уходило у руководителей верхнего и среднего звена. Они были вынуждены параллельно использовать четыре системы документооборота на базе 1С и DIRECTUM для согласования заявок на оплату, бюджетов, договоров и доверенностей.
Каждый руководитель получал больше 100 задач согласования в день, ежедневно тратил на их решение 1–2 часа личного времени, и, все же, не справлялся с объемом работы.
Чтобы решить проблемы заказчика, мы представили поступающие на согласование документы, как поток отдельных задач, и спроектировали для работы с ними специализированный «таск-трекер» — «Единый кабинет согласования». Он представляет собой надстройку над системами документооборота, используемыми в компании, и состоит из адаптеров, шины данных и пользовательских приложений.
Мы собрали все технические подробности об архитектуре этого решения в практике: «Интеграция систем — объединяем несколько решений документооборота».
В качестве основы системы мы выбрали пакет корпоративных приложений SharePoint 2013 и доработали платформу, чтобы преодолеть ее ограничения:
Затем мы создали веб-приложение на базе SharePoint, предназначенное для рядовых пользователей. Используя Xamarin, разработали мобильные приложения с аналогичными функциями для IOS и Android для руководства заказчика.
Приложение обеспечило руководству компании доступ к задачам через лаконичный адаптивный интерфейс. Он поддерживает все возможные типы действий с документами, но показывает пользователю только пункты меню, кнопки и графики, связанные с конкретной задачей.
Поскольку мобильное приложение устанавливается на личные устройства сотрудников, во время разработки мы уделили особое внимание безопасности корпоративных данных.
У нас не было запаса времени на продолжительное тестирование и не было права на ошибку. Мы запустили «Единый кабинет согласования» и предоставили первую версию мобильного приложения руководству заказчика спустя два месяца после старта разработки.
Руководство «Группы Компаний ПИК» получило обновляемый структурированный список документов, охватывающий все системы документооборота компании.
Мобильное приложение позволило руководству компании согласовывать документы парой касаний экрана смартфона в любом месте и в любое время. Таким образом, мы повысили производительность при помощи простого, но эффективного инструмента. Приложение многократно ускорило прохождение документов через процедуру согласования.
Закончив разработку базовой функциональности, мы добавили к «Единому кабинету согласования» модуль контроля исполнения поручений и интегрировали его с CRM-системами компании.
При помощи тех же мобильных и веб-приложений мы обеспечили раздачу, делегирование и контроль за исполнением поручений, превратив «Единый кабинет согласования» в универсальный механизм для работы с задачами из всех корпоративных систем. Если аналогичные решения и существуют — мы о них не слышали.
В итоге, проект был передан на внутреннюю поддержку IT-отделу «Группы Компаний ПИК». «Единый кабинет согласования» в неизменном виде продолжает успешно выполнять свою функцию — ускорять корпоративные процессы уже более пяти лет.
