Автоматизация BI-системы для закупок. Лахта.spb

BI-системы — совокупность технологий, программного обеспечения и инструментов работы с данными, которые помогают бизнесу стать эффективнее с помощью анализа информации и ускорения процессов принятия решений. В этом кейсе мы рассказываем про систему BI-аналитики, которую мы разработали для закупочной платформы.   

Кто обратился

ООО «Интеллектуальные технологии»‎ — проектная ИТ-компания, включена в список аккредитованных МинЦифры. Занимается поддержанием и развитием проектов цифровизации. Оператор и правообладатель программы для ЭВМ «Платформа МТО “Лахта.spb”» по свидетельству Российской Федерации № 2020660285 (дата регистрации: 01.09.2020 г.).

Проблемы компаний

Закупочная платформа включает различные процессы, которые находятся на разных стадиях. Для мониторинга этих процессов менеджеры должны специально заходить во вкладки по каждой отдельной закупке и отслеживать текущее состояние. Руководители тратят слишком много времени на анализ состояния всех объектов (закупки, спецификации, графики производства, отгрузочные ведомости, логистический блок). Это сильно затягивает процесс принятия решений.  

Задачи

• Создать систему для отслеживания показателей эффективности бизнеса и контроля за реализацией текущих решений. 
• Ускорить процесс принятия оперативных решений.
• Снизить объем трудозатрат на подготовку и анализ данных.
• Разработать механизм для мониторинга статуса документов.
• Отобразить информацию по проектам для руководителей и сотрудников.

Что мы сделали

Разработали модуль «‎Бизнес-аналитика»‎ с использованием системы Metabase, которая позволила реализовать оперативное получение аналитики для принятия эффективных решений. Заказчик предложил использовать данную систему для выполнения задач проекта. Мы проанализировали бизнес-ценность заказчика и предложили интегрировать эту систему для данного решения.  

• Разработали инструмент отображения данных для групп пользователей (руководители верхнего уровня, руководители на местах) и для каждого отдельного пользователя на платформе. Теперь каждый участник может получать оперативную информацию по реализации проектов.
• Визуализировали данные на специализированных дашбордах под каждую конкретную роль (закупщик, руководитель, пользователь).
• Обеспечили низкий барьер входа в систему аналитики с помощью интуитивно понятного интерфейса и простой системы обращения к базам данных.
• Синхронизировали базы данных с основной рабочей платформы и платформы с отчетностью.
• Настроили систему нотификации. Информация об изменениях на платформе автоматически поступает руководству. 
• Добавили механизм контроля видимости дашбордов и данных для разных групп пользователей. Система также позволяет настраивать новые роли без программирования в режиме дизайнера. 
• Провели оптимизацию информации на платформе. Оперативные данные обновляются в режиме реального времени. Аналитическая информация обновляется в ночном режиме при минимальной нагрузке на платформу.  
• Настроили гибкий механизм аналитики. После добавления нового функционала на платформу список показателей также будет автоматически меняться и подстраиваться под конкретную потребность.      

Команда

Срок реализации проекта

Технологии

Какой получили результат

• Создали удобный механизм BI-аналитики для обработки и анализа информации. Визуализировали данные и упростили работу с большим объемом документов.
• Сократили длительность цикла принятия управленческих решений в 2-3 раза.
• Увеличили скорость закупок в 10 раз.
• Обеспечили независимость системы от западных вендоров.