Автоматизация бизнес-коммуникации. Контекстные чаты. Лахта.spb

Продолжаем рассказывать про основные этапы разработки закупочной платформы. Сегодня делимся материалом про автоматизацию контекстных чатов.

Кто обратился

ООО «Интеллектуальные технологии»‎ — проектная ИТ-компания, включена в список аккредитованных МинЦифры. Занимается поддержанием и развитием проектов цифровизации. Оператор и правообладатель программы для ЭВМ «Платформа МТО “Лахта.spb”» по свидетельству Российской Федерации № 2020660285 (дата регистрации: 01.09.2020 г.).

Проблемы компаний 

Все общение между поставщиками и заказчиками проходило в мессенджерах, через почту и телефон. Некоторые договоренности могли нарушаться из-за случайной потери данных. Согласование документов затягивалось. Не было единого механизма коммуникации.    

Задачи

• Упростить и структурировать общение в контексте конкретного объекта.
• Создать удобный механизм общения на платформе в формате чатов для ежедневного пользования.
• Адаптировать чаты под типичные бизнес-процессы в логистике и закупках.
• Добавить в чаты возможность сохранять историю коммуникации.

Что мы сделали

Разработали контекстные чаты для упрощения взаимодействия между заказчиками и поставщиками. Создали простой и понятный инструмент коммуникации, который позволяет совершать действия в общей системе. 

• Создали активные чаты по текущим процессам. Переход в чат происходит из конкретной закупки, и это всегда позволяет понимать предмет обсуждения.
• Разработали архивные чаты, которые сохраняют данные о всех пройденных этапах закупок. На каждом этапе есть свой чат с конкретными правилами и составом пользователей. Например, на этапе сбора предложений создается чат для каждого поставщика. В него входят категорийный менеджер и конкретный поставщик. Это позволяет вести переписку и обсуждать условия предложения, сохраняя конфиденциальность других поставщиков.
• Добавили возможность обсуждать информацию по отдельным объектам. 
• Сгруппировали все чаты. Сделали прозрачную иерархию общения, отобразили все чаты в единой структуре. Внедрили чаты по конкретным категориям: закупки, спецификация, голосование.   
• Добавили стандартные функции чатов: отправка и скачивание документов, чтение, просмотр сообщений. Также внедрили функцию, которая не дает возможности удалять старые сообщения, что делает общение прозрачным и позволяет избежать потерю и искажение информации в ходе коммуникации. Эта функция также помогает оценивать качество работы менеджера, проводящего переговоры между пользователями.
• Протестировали функционал чатов для мобильных устройств и планшетов, убедились в поддержки всех функций.
• Создали хранилище документов. Чаты, встроенные в закупочные бизнес-процессы, теперь выполняют функцию электронного документооборота. Настроили механизм хранения, передачи и скачивания файлов. Добавили возможность подписания и согласования документов в чатах с применением электронной подписи.  
• Внедрили в чаты простую и понятную бизнес-логику. Все ключевые вопросы по согласованию и принятию решений теперь можно обсудить в чатах. 
• Встроили чат-боты в чаты для помощи пользователям. Чат-бот запрашивает у клиента информацию и указывает ему нужные кнопки для выполнения желаемого действия. Это упрощает процесс навигации по платформе для пользователя.  
• Разработали мобильное приложение для общения с удаленными сотрудниками. 
• Защитили информацию в чатах с помощью двухфакторной авторизации. Все сообщения хранятся только на сервере платформы, который не зависит от западных вендоров. 
• Провели исследование рынка мессенджеров для выявления паттернов поведения пользователей и разработки качественного продуктового решения. Спроектировали удобное расположение чатов и протестировали его на фокус-группе. Разработали подробную карту пути пользователей (Customer Journey Map) и краткое описание функции продукта с точки зрения пользователя (User Story).   
• Выбрали дизайн чатов в сдержанной цветовой гамме для синхронизации с единым стилем платформы и сохранения делового стиля общения.     

Команда

Срок реализации проекта

Технологии

Какой получили результат

• Перенесли всю коммуникацию на платформу. Теперь все участники закупочного процесса могут фиксировать договоренности в рамках конкретной тендерной процедуры. Вся история переписки и документы по закупке сохраняются на всем пути движения товара — от заявки на приобретение до прибытия на склад, а в дальнейшем и до момента выдачи товара.
• Сократили длительность проведения тендерной процедуры, а также сроки приемки и вовлечения товаров в производство строительных работ на 30%.
• Создали мессенджер, который может реализовывать альтернативные бизнес-задачи и автоматизировать корпоративные бизнес-процессы (заявки, оповещения, поиск информации).