Автоматизация архива проектной строительной документации для Департамента строительства Москвы

Системы документооборота

Кто обратился

Департамент строительства Москвы. Он реализует государственную политику в области градостроительства, размещает государственный заказ на поставки товаров, оказание услуг, выполнение работ для объектов капитального строительства, проектирование, строительство и реконструкцию.

В чем была проблема

Заказчик имел массивный бумажный архив строительной проектной и финансовой документации. Поиск нужных документов занимал много времени, архивисты вручную искали документы и не могли быстро предоставить нужную информацию.

Задачи:

систематизировать архив, распределить все архивные данные;
упростить поиск информации для архивиста;
создать электронную версию архива.

Что мы сделали

разработали web и мобильное приложение для хранения информации о документах;
разместили бумажный архив на стеллажах, каждому документу присвоили ячейку и штрихкод;
сформировали электронные образы документов.

Какой получили результат

Теперь весь архив разложен по полочкам. Архивист может быстро найти полку, на которой стоит нужная папка с документами.

Web-приложение также позволяет найти нужный документ и посмотреть сканированные копии.

Основное преимущество системы электронного архива — возможность использовать документ в электронном виде.

Какие преимущества для заказчика

Теперь вместо 12 человек в архиве работает только 1 архивист, но время на выдачу архивного документа уменьшилось в 20 раз.
Юридический отдел начал получать необходимую документацию вовремя и чаще выигрывать дела.
Площадь хранения архива сократилась в 3 раза.
У клиента появился свой архивный отдел.