Интеграция систем — объединяем несколько решений документооборота

Описываем подход к объединению различных систем документооборота при помощи корпоративной шины, созданию единого интерфейса для работы с документами и задачами, использованию мобильного приложения для процессов согласования.

 

В крупных компаниях зачастую параллельно используют различные системы документооборота:

  • финансовый документооборот ведут на платформе 1С;
  • для договоров и актов применяют промышленные платформы Directum, Documentum или OpenText;
  • электронные архивы строят на базе SharePoint или DocsVision.

 

Кроме того, в некоторых компаниях используются системы управления проектами на платформах PrimaVera, MS Project Server. В этом случае появляется необходимость работы с задачами.

 

Пользователь, вынужденный одновременно работать в нескольких системах документооборота, испытывает много неудобств:

  • постоянно использует несколько операционных систем на разных устройствах;
  • должен привыкать к различным пользовательским интерфейсам и их особенностям;
  • лишен единой статистики по скорости прохождения документов по маршрутам и потому регулярно сталкивается с непредсказуемыми задержками в процессах согласования.

 

Наиболее остро эти проблемы стоят для первых лиц компании, выступающих финальным звеном в маршрутах согласования.

 

Некоторые компании пытаются перенести корпоративные процессы на одну платформу, но это дорого и не решает проблему полностью.

 

Мы подходим к организации корпоративных процессов иначе: собираем и передаем задачи согласования, которые генерирует каждая система документооборота, в отдельное приложение, где с ними будет работать пользователь. Такое приложение — агрегатор задач, позволяет сотрудникам компании согласовывать договоры и заявки, утверждать резолюции, закрывать поручения. Кроме того, оно дает доступ к документам и атрибутам объектов.

 

Приложение получило не только веб-интерфейс, но и мобильные версии для iOS и Android. Быстрый доступ к задачам со смартфона помогает руководителям оперативно согласовывать финансовые и юридические документы и в среднем сокращает время движения документа по маршруту в два раза.

 

Объединённые системы глазами пользователя

 

Как это работает?

Для каждой системы разрабатывается специальный адаптер, который преобразует задачу согласования в xml-документ и отправляет его в приложение-агрегатор. Адаптер отвечает и за обратное преобразование из xml-документа в завершенную задачу документооборота.

 

Агрегатор, получая xml-документ задачи, преобразует в веб- или мобильный интерфейс, доступный пользователю.

 

Пользователь может:

 

  • ознакомится с атрибутами задачи и согласуемого объекта;
  • редактировать приложенные документы;
  • прикреплять фотографии с геопривязкой;
  • выполнять результирующие действия с задачей — согласовывать, отклонять, перепоручать, запрашивать комментарии.
Виды и количество результирующих действий задаются мастер-системой. Для двух и более систем мы автоматизируем обмен сообщениями с помощью шины обмена данных.

 

Корпоративная шина — Enterprise Service Bus ассоциируется со словами «сложно, долго и дорого», но в основе этой технологии лежат простые и надежные принципы.

 

Шина обменивается данными в отдельном потоке, не мешая другим процессам. Информация передается атомарно, неделимыми логическими блоками, и потому не теряется, даже если связь нестабильна или получающий сервис временно недоступен.

 

Для построения агрегатора задач вовсе не обязательно использовать промышленные решения от ведущих вендоров: Microsoft, IBM или Oracle. Не требуется преобразования и гибкой маршрутизации сообщений между системами. Каждая система снабжена пассивным адаптером, формирующим сообщения в заданном формате. Поэтому, чтобы связать системы, остается написать несложный сервис, синхронизирующий сообщения между системами.

 

 

Как устроен адаптер?

Если использовать сервер интеграции, например, BizTalk, адаптер не потребуется, поскольку промышленные решения имеют встроенные адаптеры для популярных корпоративных платформ. Но если вы не готовы к дорогостоящему внедрению, лучше доработать мастер-систему, обеспечив преобразование объектов в xml-документы.

Реализация адаптера для систем на базе 1С показана в виде схемы:

 

 

Сколько потребуется времени для интеграции?

Длительность работ сильно зависит от систем, которые предстоит объединить. Несмотря на то что у нас есть готовые адаптеры для популярных платформ, таких как 1С, SharePoint, Documentum, Directum, Project Server, DocsVision, требуется около месяца на интеграцию одной системы. Эти сроки объясняются особенностями корпоративных систем, установленных в конкретной компании. Для каждой компании адаптер настраивается и тестируется индивидуально.

Что из себя представляет агрегатор задач?

Агрегатор снабжен мобильным и  веб-интерфейсом и состоит из:

  • нативного мобильного приложения под платформы iOS и Android;
  • веб-приложения, выступающего сервером для мобильного приложения;
  • сервера push-уведомлений.

 

 

Насколько безопасно использовать мобильное приложение вне корпоративной среды?

Мы делаем все необходимое для безопасной работы с корпоративными данными вне корпоративной сети:

  • Rest-сервис для мобильного приложения опубликован «наружу» с использованием SSL, что обеспечивает защищенное подключение;
  • пользователь авторизуется с использованием учетных данных Active Directory — пара логин-пароль не хранится на мобильном устройстве. Вместо этого выдается временный токен, который позволяет пользователю авторизовываться при постоянном использовании приложения. При утере устройства токен блокируется с сервера;
  • на мобильном устройстве хранятся только задачи, находящиеся в текущей работе;
  • при необходимости, на мобильном устройстве устанавливается сертификат, обеспечивающий VPN-подключение к корпоративной сети.

Мы готовы разработать веб-приложение специально для платформы, используемой в вашей компании, или оперативно предоставить готовую реализацию нашей системы для MS SharePoint Server.

Оцените полезность статьи
Спасибо за оценку!