«Единый кабинет согласования» для Группы Компаний ПИК

Заказчик

ПАО «Группа Компаний ПИК» — крупнейшая российская девелоперская и строительная компания, реализующая проекты в Москве и различных регионах России.

Поставленная задача

Ускорить документооборот в компании. Сократить время, которое уходит на утверждение договоров, бюджетов, счетов, заявок и других документов, проходящих через многоступенчатую процедуру согласования.

Наше решение

Мы проанализировали процедуру согласования и выявили причину задержек — неудобное сочетание нескольких систем документооборота. Обнаружили ее следствие: перегруженное задачами согласования руководство компании.

Разработали и внедрили «Единый кабинет согласования»:

1. Настроили автоматический сбор задач из различных систем документооборота в веб-интерфейс и лаконичное мобильное приложение для iOS и Android.
2. Предоставили различные инструменты для обработки задач от утверждения документов, до делегирования и расширения списка согласующих.
3. Обеспечили автоматическую отправку результатов согласования обратно в системы — источники задач.

Результат

• При помощи автоматизированного мобильного рабочего места сократили средний срок согласования договора с 1 месяца до 5 дней;
• создали единую точку доступа к процессам согласования различных систем электронного документооборота для 300 сотрудников компании, занимающих руководящие должности;
• обеспечили совместную работу 50 согласующих над одним документом.

Использованные технологии

Проект в подробностях

В «Группе Компаний ПИК» так долго оформляли документы из-за сложной организационной структуры и длинных маршрутов согласования. Например, цепочка согласования по договорам в среднем состояла из 15 этапов. За счет циклов и итераций в ней могло участвовать до 50 человек.

Больше всего времени на согласование уходило у руководителей верхнего и среднего звена. Они были вынуждены параллельно использовать четыре системы документооборота на базе 1С и DIRECTUM для согласования заявок на оплату, бюджетов, договоров и доверенностей.

• Каждая из систем требовала авторизации, знания интерфейса и понимания особенностей процедур согласования;
• руководство заказчика использовало преимущественно компьютеры Apple и получало доступ к электронному документообороту через медленный виртуальный рабочий стол;
• чтобы избежать неудобств, многие сотрудники предпочитали работать с бумажными документами.

Каждый руководитель получал больше 100 задач согласования в день, ежедневно тратил на их решение 1–2 часа личного времени, и, все же, не справлялся с объемом работы.

Мы разработали концепцию и архитектуру нового решения

Чтобы решить проблемы заказчика, мы представили поступающие на согласование документы, как поток отдельных задач, и спроектировали для работы с ними специализированный «таск-трекер» — «Единый кабинет согласования». Он представляет собой надстройку над системами документооборота, используемыми в компании, и состоит из адаптеров, шины данных и пользовательских приложений.

1. Адаптеры извлекают из систем документооборота задачи согласования и необходимую для их решения информацию, преобразуют ее в универсальный Xml-формат.
2. Шина данных собирает, сохраняет и передает Xml-файлы в веб-интерфейс и мобильное приложение, предназначенные для конечного пользователя.
3. В мобильных приложениях и веб-интерфейсе документы показаны в виде списка задач, по которым пользователь должен принять решение. К ним прикрепляются согласуемые документы, их редакции, данные о контрагентах, сроки, суммы и прочие значимые атрибуты.
4. Обработанные пользователем задачи возвращаются в шину данных и передаются через адаптеры обратно в системы документооборота для учета.

Мы собрали все технические подробности об архитектуре этого решения в практике: «Интеграция систем — объединяем несколько решений документооборота».

Разработали «Единый кабинет согласования»

В качестве основы системы мы выбрали пакет корпоративных приложений SharePoint 2013 и доработали платформу, чтобы преодолеть ее ограничения:

• для шины данных на BizTalk написали многопоточный предобработчик входящих задач, имеющий пропускную способность до 1000 задач в секунду;
• при помощи отдельной базы хранения логов обошли ограничение по числу сообщений в архиве SharePoint и обеспечили надежное долгосрочное хранение информации обо всех входящих задачах.

Затем мы создали веб-приложение на базе SharePoint, предназначенное для рядовых пользователей. Используя Xamarin, разработали мобильные приложения с аналогичными функциями для iOS и Android для руководства заказчика.

Приложение обеспечило руководству компании доступ к задачам через лаконичный адаптивный интерфейс. Он поддерживает все возможные типы действий с документами, но показывает пользователю только пункты меню, кнопки и графики, связанные с конкретной задачей.

Позаботились о безопасности

Поскольку мобильное приложение устанавливается на личные устройства сотрудников, во время разработки мы уделили особое внимание безопасности корпоративных данных.

1. Настроили передачу данных через VPN — шифрованную виртуальную частную сеть.
2. На случай утери смартфона предусмотрели удаленное отключение приложения. Настроили приложение так, чтобы в памяти смартфона сохранялся только необходимый минимум информации, а актуальные задачи согласования загружались при авторизации в корпоративной сети и удалялись с устройства сразу после согласования.
3. Развернули отдельный сервис для двухуровневой верификации пользователей при помощи пары логин-пароль и авторизации через код из SMS-сообщения.

Добились крутых результатов

У нас не было запаса времени на продолжительное тестирование и не было права на ошибку. Мы запустили «Единый кабинет согласования» и предоставили первую версию мобильного приложения руководству заказчика спустя два месяца после старта разработки.

Руководство «Группы Компаний ПИК» получило обновляемый структурированный список документов, охватывающий все системы документооборота компании.

Мобильное приложение позволило руководству компании согласовывать документы парой касаний экрана смартфона в любом месте и в любое время. Таким образом, мы повысили производительность при помощи простого, но эффективного инструмента. Приложение ускорило прохождение документов через процедуру согласования.

Закончив разработку базовой функциональности, мы добавили к «Единому кабинету согласования» модуль контроля исполнения поручений и интегрировали его с CRM-системами компании. 

При помощи тех же мобильных и веб-приложений мы обеспечили раздачу, делегирование и контроль за исполнением поручений, превратив «Единый кабинет согласования» в универсальный механизм для работы с задачами из всех корпоративных систем. Если аналогичные решения и существуют — мы о них не слышали.

В итоге, проект был передан на внутреннюю поддержку IT-отделу «Группы Компаний ПИК». «Единый кабинет согласования» в неизменном виде продолжает успешно выполнять свою функцию — ускорять корпоративные процессы уже более пяти лет.