Автоматизация процесса закупок. Лахта.spb

О проекте

Мы разработали платформу для управления цепочками поставок. Она позволяет в режиме реального времени получать аналитические отчеты о товарах и взаимодействовать с потребителями. Вся цепочка снабжения переводится в цифровой формат — от момента возникновения потребности заказчика в товаре до его приемки в конечном пункте. Платформа объединяет интересы производителей, покупателей, операторов логистики и перевозчиков. 

Мы начинаем серию статей про основные этапы разработки платформы. В данном материале рассказываем про модуль «Закупки»‎. 

Кто обратился

ООО «Интеллектуальные технологии»‎ — проектная ИТ-компания, включена в список аккредитованных МинЦифры. Занимается поддержанием и развитием проектов цифровизации. Оператор и правообладатель программы для ЭВМ «Платформа МТО “Лахта.spb”» по свидетельству Российской Федерации № 2020660285 (дата регистрации: 01.09.2020 г.).

Проблемы компаний 

Вся работа с поставщиками проходила вручную. Менеджеры заносили потребности заказчиков в Excel, находили потенциальных поставщиков, затем самостоятельно обзванивали их, отправляли им запрос на коммерческое предложение, сравнивали прайс-листы от разных поставщиков. Вся переписка велась только через почту. Финальный отчет представлял собой большой неудобный файл, часто содержащий ошибки.    

Задачи

• Автоматизировать закупочный процесс. Создать инструмент проведения тендеров и анализа предложений от поставщиков.
• Разработать механизм для мониторинга исполнения контрактов в режиме реального времени.
• Упростить коммуникацию между заказчиками и поставщиками.
• Создать удобный дизайн для пользователей платформы. Сделать путь пользователя интуитивно понятным, облегчить работу с данными.

Что мы сделали

Разработали цифровую платформу управления снабжением – веб-платформу, сочетающую в себе функции B2B интернет-магазина, торговой площадки, CRM-системы и нескольких специализированных решений по управлению доставкой грузов.

Раздел «Маркет»

• Объединили все закупочные процессы в единый раздел. Каждая вкладка содержит информацию про конкретный этап. Все объекты расположены в формате общего списка. 

Раздел «Закупки» 

• Отобразили все этапы каждой закупки. Этот раздел включает информацию о подготовке к тендеру, ценах, спецификации, графиках производства и доставке.  

Разделы «Общее» и «Потребности»

• Объединили все данные о победивших поставщиках и заказчиках по каждой закупке. 
• Внедрили механизм мониторинга задач (потребностей) и закупок. Менеджеры получили возможность отслеживать каждый этап исполнения конкретной задачи. Они видят статус, стоимость, адрес и условия закупки и могут быстро реагировать на задержку в реализации плана. Информация обновляется после реализации каждого нового этапа закупки.
• Отобразили список номенклатур, подходящих под потребности пользователя. Система анализирует все номенклатуры на платформе и выбирает подходящую с помощью математической модели. 
• Реализовали функцию исключения закупки из потребности.  
• Предоставили возможность заказчикам видеть предложения от поставщиков.

Раздел «Биржа»     

• Разработали удобную систему для сравнения предложений поставщиков. Она включает расчет аналитики, автоматический подбор по стоимости, учет отклонений от лучших предложений и группировку данных.
• Внедрили механизм торгов. Теперь поставщики размещают свои предложения в ответ на запрос заказчика. Менеджер сравнивает условия запросов по цене и общим характеристикам и приглашает руководство для принятия финального решения о выборе поставщика. 
• Создали инструмент для выгрузки данных в формате Excel, который помогает проводить дополнительные расчеты. 
• Разработали контекстные чаты для каждой закупки. Чаты создаются под конкретное событие, в них добавляются члены комиссии (руководство, юристы, топ-менеджмент), которые могут участвовать в голосовании и напрямую общаться с поставщиками. Весь закупочный процесс сопровождается коммуникацией между его участниками по конкретным задачам. Это упрощает и структурирует общение. Заказчикам больше не надо искать нужное письмо в почте, они могут просто воспользоваться чатом.  

Дизайн и навигация пользователей 

• Упростили работу с платформой: определили основные модели поведения пользователей и адаптировали систему под потребности клиентов с помощью UX/UI. Мы настроили интерфейс продукта под типичные паттерны, знакомые пользователям из обычной жизни. Теперь выбрать поставщика можно с помощью лайков, а выделить закупку, которая пойдет на голосование — с помощью лампочки. 
• Для облегчения работы с таблицами мы специально подобрали шрифты и цветовые схемы, которые не отвлекают от основного контекста и концентрируют внимание пользователя на конкретной задаче. 
• Добавили механизм фильтрации, поиска и сортировки данных для работы с  таблицами. В каждой таблице можно настраивать данные под конкретного пользователя. Клиент самостоятельно скрывает или отображает нужные столбцы. Все изменения автоматически сохраняются после окончания сессии.  
• Внедрили всплывающие подсказки на всем пути пользователя и оптимизировали пространство экрана для удобного восприятия платформы. Система ведет пользователя по процессам, он всегда видит выделенные кнопки, указывающие его дальнейший путь.  
• Отобразили навигационное меню в в форме узкой панели для удобства пользователей. Такой формат не отвлекает внимание клиента и обеспечивает постоянный доступ к нужным функциям.       
• Реализовали механизм уведомлений по почте и на самой платформе при изменении статуса закупки или голосовании.       

Команда

Срок реализации проекта

Технологии

Какой получили результат

• Создали удобный механизм для проведения закупок. На платформе работают около 2000 поставщиков, которые опубликовали более 10 млн SKU.
• Автоматизировали и ускорили процесс закупок. Средняя скорость закупки сократилась на 70%.
• Распредили нагрузку, подготовили систему для одновременной работы 5000 тыс. пользователей. 
• Настроили безопасность платформы с помощью двухуровневой верификации пользователей и внедрили электронную цифровую подпись. 
• Провели импортозамещение. Заказчик использовал данный модуль «Закупки» для замены крупных западных вендоров (Microsoft, SAP, Oracle) в российских компаниях. 

За время работы платформы подписаны свыше 12 тыс. контрактов на поставку оборудования и материалов на сумму 190 млрд руб., свыше 3,5 тыс. контрактов общей стоимостью 3 млрд руб. на перевозку груза.