Сервис обработки несерийных потребностей

Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необязательно разрушать их до основания и выстраивать заново. Доказываем этот тезис на примере отдела закупок, который работает с технически сложными индивидуальными заказами.

Наша практика будет интересна, если вы:

• часто заказываете для нужд компании нестандартные технически сложные товары и каждый раз сталкиваетесь с новыми проблемами;
• хотите оптимизировать процессы внутри отдела закупок и не знаете, как это сделать;
• знаете, что пора что-то менять, но не готовы отказаться от привычных инструментов и проверенных временем подходов к работе.

Мы уже рассказывали о том, как находить выгодные цены на стандартные товары, но у корпораций и промышленных предприятий регулярно возникают потребности другого типа — несерийные.

Под этим понятием скрываются технически сложные комплексы: от доменных печей и серверных, до производственных линий и  дата-центров. К ним предъявляются индивидуальные требования, поэтому оценка и приобретение товаров для удовлетворения несерийных потребностей — отдельная процедура.

Процедура закупок

Для отдела закупок нашего заказчика приобретение, например новой электрической подстанции, оборачивалось длинной цепочкой согласований.

Процесс начинался с оформления опросного листа, где фиксируются существенные требования к будущей подстанции. Получив и заполнив этот документ, технические специалисты формировали для отдела закупок представление о том, какое именно оборудование необходимо компании. Опросный лист проверялся, редактировался и вручную рассылался потенциально заинтересованным поставщикам и производителям.

В то же время, на основе этого документа расценщики анализировали несерийную потребность, чтобы спрогнозировать примерную стоимость проекта и отдельных его компонентов. Для распространенных типов таких потребностей аналитический отдел компании разработал набор методик расчета стоимости, состоящих из многостраничных таблиц Excel.

Сравнивая результат подсчетов с предложениями поставщиков, расценщики отбирали выгодные варианты. Предложения проверялись на соответствие техническому заданию, и лишь затем с избранными поставщиками начинались переговоры по  разным каналам: по электронной почте, при помощи мессенджеров, телефонной связи или при личных встречах.

Подобные устаревшие схемы работы отделов закупок до сих пор не редкость, хотя они со временем бюрократизируются, вызывают проволочки. Запутанная отчетность, которую они порождают, несмотря на большие объемы, не дает руководству компаний полного актуального представления о том, на что и почему тратятся средства.

Как мы оптимизировали процедуру

Закупку товаров для удовлетворения несерийных потребностей сложно автоматизировать, ведь каждая следующая несерийная потребность отличается от предыдущей, но IT-решения и в этом случае могут быть полезны.

Мы подходим к задаче обработки несерийных потребностей деликатно и, вместо того чтобы вмешиваться в принятые в  компаниях процессы, упорядочиваем уже выработанные процедуры. Для нашего клиента мы разработали сервис сопровождения заказов, встроенный в единую систему управления закупками.

1. Заявка на приобретение электрической подстанции, как и обычный товарный лист, попадает в центр обработки данных. Расценщик выделяет несерийную потребность из общего списка и в пару кликов прикрепляет к позиции подходящий опросный лист и методику расчета стоимости.
2. Привычные расценщикам Excel таблицы с методиками мы собрали в единую библиотеку, которая регулярно обновляется аналитиками компании. Библиотека избавляет от необходимости проверять актуальность методики для той или иной потребности. Встроенная в нее функция поиска облегчает выбор нужной таблицы в каждом конкретном случае.
3. Сервис автоматически извлекает данные из опросного листа и подставляет в заранее определенные поля таблицы, а  затем показывает результат в интерфейсе центра обработки данных рядом с названием позиции.
4. Рассылка запросов поставщикам и производителям также может быть организована проще и быстрее. На этом этапе мы предлагаем использовать готовый шаблон электронного письма. Расценщик указывает в форме ожидаемую дату предоставления коммерческого предложения, сроки завершения закупки, оставляет комментарии, прикрепляет к письму опросный лист и заполняет поле с email адресами поставщиков. Остается лишь нажать кнопку «Отправить».
5. Контрагенты получают письмо с необходимой информацией и ссылкой-приглашением в единую систему закупок заказчика.
6. Зарегистрировавшись там, поставщики и производители могут участвовать в закупках не только по приглашению, но и по  собственной инициативе. Для них предусмотрен личный кабинет с обновляемым списком позиций, которые участвуют в  закупках по несерийным потребностям, полем для предложения своей цены и функциями, необходимыми для ее согласования: чатом для обсуждения условий заказа и обмена документами.
7. Дополнительные отчеты больше не нужны. Чтобы проследить историю переговоров и уточнить детали, достаточно обратиться к нашему сервису. Информация об обработке позиции, включая переписку, сохраняется на сервере, а не в виде разрозненных документов и цепочек электронных писем. Тесная интеграция обработки несерийных потребностей с сервисом расценки серийных товаров упрощает сбор статистики и позволяет вести общую аналитику по закупкам компании.

Результаты

Чтобы добиться большей эффективности, необязательно разрушать сложившиеся в компаниях бизнес-процессы и лишать сотрудников привычных рабочих инструментов, достаточно выделить слабые места в алгоритмах решения задач и  сосредоточиться на их исправлении при помощи несложных IT-решений.

Разработка и внедрение подобного сервиса требует индивидуального подхода, изучения и тщательного анализа процедур, принятых в конкретной компании. Поэтому подготовительный этап работ занимает дополнительное время, но в результате архитектура готового сервиса учитывает накопленный заказчиком опыт, а сотрудники компании осваивают новшества без  дополнительного обучения.