С чего начать автоматизацию

С чего начать автоматизацию

Автоматизация процессов помогает бизнесу упростить внутреннюю структуру и улучшить основные показатели. Технологии уменьшают издержки, избавляют сотрудников от рутинных задач и максимально исключают человеческий фактор. Мы реализовали десятки подобных проектов и хотим поделиться нашим опытом и практическими знаниями.

Как автоматизация может помочь бизнесу

Она позволяет контролировать все процессы, происходящие в компании, и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Например, компания по продаже недвижимости работает только через посредников и постоянно теряет клиентов из-за большого количества бумажной документации. Внедрение CRM системы помогает напрямую связать менеджеров и потенциальных покупателей, упростить документооборот, интегрировать заявки с мессенджерами, фиксировать все платежи клиентов и точно рассчитать конверсию по каждому менеджеру.

Автоматизация ускоряет процесс анализа ключевых данных, помогает показать полную картину бизнеса и прогнозировать возможные изменения. Системы аналитики позволяют компаниям понять, сколько средств они потратили на тот или иной канал рекламы, сколько клиентов с него пришло, и какую прибыль он принес. Подобная аналитика расширяет воронку продаж, показывая с помощью какого ключевого слова клиент оказался на сайте. Это помогает анализировать эффективность рекламного бюджета.

Автоматизация процессов клиентского обслуживания обеспечивает постоянную коммуникацию с клиентом, обрабатывает информацию о пользователях и персонализирует рассылку клиентам. Телекоммуникационная компания (сотовый оператор) хочет оптимизировать call-центры. Для этого она внедряет чат-ботов, которые способны поддерживать несколько тысяч диалогов и обрабатывать более 50 тыс. запросов каждый месяц. В результате внедрения штат call-центра сократился в 3 раза, эффективность чат-ботов достигла 80% процентов, а количество новых клиентов выросло на 15%.

Автоматизация систем управления сокращает издержки. Например, компания захотела автоматизировать склад. Раньше сотрудники опирались на собственный опыт: этот товар берут регулярно, а тот все равно никогда не возьмут. Из-за этого постоянно терялись деньги, от издержек за хранение, до потери клиентов. После внедрения современных систем складского и товарного учета компания может прогнозировать будущий спрос. Это сокращает потери на 10%, и увеличивает прибыль с одного заказа на 27%.

Задачи автоматизации

  1. Сохранить темпы развития. Постоянное развитие технологий ставит бизнес перед необходимостью адаптироваться к существующей реальности, создавать технологическую среду, которая позволит адекватно реагировать на вызовы конкурентного рынка.
  2. Повысить удовлетворенность и результаты сотрудников. Автоматизация повторяющихся задач поможет персоналу сконцентрироваться на творческих и интеллектуальных целях, что увеличит продуктивность и снизит текучесть кадров в компании.
  3. Улучшить прозрачность и управляемость. Детальный анализ рабочего процесса предоставляет возможность для улучшения операционных процессов и увеличения скорости обработки информации внутри компании.
  4. Сократить финансовые затраты. Выстраивание эффективных бизнес-процессов приведет к сокращению денежных издержек.
  5. Снизить регуляторные риски. Цифровое программное обеспечение записывает аудиторский след и сохраняет историю всех операций, что минимизирует ошибки при прохождении проверок.
  6. Минимизировать человеческий фактор. Уменьшение количества невынужденных ошибок за счет повышения точности проводимых операций и автоматизации ручного труда.

Типичные проблемы, которые решает автоматизация

  • потеря клиентов;
  • частые ошибки персонала, которые приводят к высоким издержкам;
  • недостаток интеграции между внутренними процессами при быстром росте бизнеса;
  • много рутинных задач и документации;
  • отсутствие систематизированной клиентской базы;
  • неэффективная система обслуживания клиентов.

Первые шаги по автоматизации

  1. Определить стратегические цели компании и конкурентные преимущества. Это позволит выявить те процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь.
  2. Определить процессы, которые требуют большого количества затрат. Подобные процессы занимают много времени и ресурсов, и часто связаны с человеческими ошибками.

Потребности каждой компании будут различаться в зависимости от операционных и стратегических особенностей. Процессы, которые нуждаются в автоматизации, можно выбрать из данного списка

простые повторяющиеся процессы;

бэк-офис;

документооборот;

исследования;

управление финансами;

механическая ручная работа, которая может стать причиной травм;

логистика;

продажи и маркетинг;

отслеживание и оповещение;

HR;

производство;

юридические и административные процессы.

Например, если компании нужно сократить время обработки заказа, то одним из вариантов решения задачи будет создание чат-бота, который принимает заказы на товары из интернет-магазина, интегрирует полученную информацию в CRM и формирует документацию для курьера.

Перед запуском нового проекта мы внимательно анализируем специфику работы клиента и предлагаем наиболее эффективные решения, которые способны помочь бизнесу развиваться быстрее.

Этапы автоматизации

  1. Анализ. На этом этапе необходимо исследовать организационную инфраструктуру, оценить ее требования, цели и задачи. Провести анализ данных, проверить эффективность бизнес-процессов и действующих систем, выявить проблемы, определить цели и задачи. На основе полученных данных следует выбрать технологию, с помощью которой будет осуществляться автоматизация.
  2. Внедрение. Настройка технологии. Обучение сотрудников. Написание конкретных пользовательских планов для всех пользователей.
  3. Интеграция. Коммуникация новых программ с существующими. Объединение данных из различных отделов компании. Тестирование и доработка системы.
  4. Обслуживание и поддержка. Работа с функционирующей системой. Техническая поддержка пользователей во всех вопросах и постоянные обновления.

Представим, что вы анализируете процесс продаж и понимаете, что менеджеры тратят слишком много времени на заполнение документации. Скорость обработки заказов и взаимодействия с клиентами вас не устраивает. Бизнес-процесс требует автоматизации. Вы можете попробовать самостоятельно внедрить новые технологии или прибегнуть к помощи профессионалов, которые подскажут вам подходящую систему автоматизации продаж. После внедрения, настройки и интеграции новых процессов, вам остается только обучить персонал и при необходимости следить за обновлениями системы.

Работая над проектом, мы всегда подробно изучаем бизнес-процессы, требования к отчетности и особенности работы клиентов. Этот опыт помогает нам находить общий язык с новыми заказчиками, предсказывать их потребности и предлагать оптимальные решения в ситуациях, когда четкие требования к проекту еще не сформулированы.

После внедрения новой технологии мы продолжаем поддерживать систему: актуализируем, вносим мелкие правки, связанные с изменениями во внутренних процедурах и регламентах заказчика.

Ресурсы, необходимые для автоматизации

  • Сотрудники, которые понимают необходимость внедрения новых технологий и готовы обучаться работе с ними. 
  • Финансовые затраты на специалистов и технические инструменты автоматизации.
  • Время на интеграцию новых процессов и обучение новым методам работы.

Для эффективной автоматизации процессов необходимо тщательно подойти к выбору подрядчика, так как у компаний редко существуют внутренние ресурсы для осуществления подобных трансформаций. Основными критериями выбора подрядчика являются временные ограничения, а также опыт проведения автоматизации и сильная команда у потенциального партнера.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при автоматизации

  • Отсутствие координации всей команды. Процесс автоматизации требует эффективного взаимодействия между всеми департаментами компании. Выстраивание тесной коммуникации позволяет команде быстрее внедрить новые технологии и адаптироваться к изменениям. Минимизировать риски можно с помощью привлечения ИТ службы компании к построению новой архитектуры.
  • Отсутствие взаимопонимания в вопросах автоматизации. Все управляющие структуры компании должны иметь четкое представление о происходящих изменениях и быть в них заинтересованы.
  • Эффективная настройка системы под целевую аудиторию. Недостаточно просто внедрить технические элементы автоматизации, необходимо всегда ориентироваться на потребности конкретного рынка. Компания должна оценивать итоги автоматизации, основываясь на потребностях той сферы, в которой она развивается.
  • Различные ожидания от автоматизации. Цели, задачи и результаты изменений должны быть понятны для всех департаментов компании. Это исключает различные трактовки в восприятии конечных результатов.        

Автоматизация процессов это обязательный инструмент для поддержания конкурентоспособности бизнеса. Она давно перестала быть роскошью и превратилась в необходимость. По данным Deloitte, она помогает увеличить производительность компании на 86%, уменьшить издержки на 59% и улучшить комплаенс на 92%. Своевременное решение о начале автоматизации позволяет компаниям увеличить точность и стабильность ключевых операций и вывести бизнес на новый качественный уровень.

Мы владеем современными методами автоматизации процессов и готовы оказать необходимую поддержку на всех этапах внедрения новых технологий.

С чего начать автоматизацию
Оцените полезность статьи
Спасибо за оценку!