Автоматизация бизнес-процессов. Первые шаги

Автоматизация бизнес-процессов. Первые шаги

Автоматизация процессов упрощает внутреннюю структуру бизнеса и улучшает его основные показатели. Технологии уменьшают издержки, избавляют сотрудников от рутинных задач и максимально исключают человеческий фактор. Мы реализовали десятки подобных проектов и хотим поделиться нашим опытом и практическими знаниями.

.

Как автоматизация может помочь бизнесу

Позволяет контролировать все бизнес-процессы, происходящие в компании

Компания по продаже недвижимости работает только через посредников, менеджеры не имеют возможности поддерживать клиента на всех этапах сделки, руководство не контролирует эффективность сотрудников. Внедрение CRM системы помогает напрямую связать менеджеров и потенциальных покупателей, упростить документооборот, интегрировать заявки с мессенджерами, фиксировать все платежи клиентов и точно рассчитать конверсию по каждому менеджеру.

Расширяет клиентскую базу

Телекоммуникационная компания (сотовый оператор) хочет оптимизировать call-центры. Для этого она внедряет чат-ботов, которые способны поддерживать несколько тысяч диалогов и обрабатывать более 50 тыс. запросов каждый месяц. В результате внедрения штат call-центра сократился в 3 раза, эффективность чат-ботов достигла 80% процентов, а количество новых клиентов выросло на 15%.

Сокращает издержки и увеличивает прибыль. 

Логистическая компания захотела автоматизировать склад. Раньше сотрудники опирались на собственный опыт: этот товар берут регулярно, а тот все равно никогда не возьмут. Из-за этого постоянно терялись деньги, от издержек за хранение, до потери клиентов. После внедрения современных систем складского и товарного учета компания может прогнозировать будущий спрос. Это сокращает потери на 10%, и увеличивает прибыль с одного заказа на 27%.

Когда стоит начинать автоматизацию

Компания запускает автоматизацию, когда достигает потолка в развитии. Бизнес уже не способен развиваться без внедрения новых технологий. В такой ситуации руководство вкладывает прибыль в улучшение бизнес-процессов.

Строительная компания стабильно растет и развивается, её оборот достигает 400 млн рублей в год. Руководство проводит анализ организации бизнес-процессов и понимает, что дальнейшее развитие невозможно без изменений. Компания больше не может позволить себе использовать только Excel для расчета бюджета, процесс закупки стройматериалов требует модернизации, менеджмент хочет также усилить контроль за подрядчиками. Такая ситуация заставляет компанию прибегнуть к автоматизации. 

Цели автоматизации

  1. Увеличить темпы развития бизнеса. 
  2. Повысить удовлетворенность и результаты сотрудников. 
  3. Улучшить прозрачность и управляемость. 
  4. Сократить финансовые затраты. 
  5. Создать единую ИТ-инфраструктуру для управления процессами. 
  6. Минимизировать человеческий фактор.

Первые шаги по автоматизации

Определить стратегические цели компании и конкурентные преимущества. Это позволит выявить те процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь.

Определить бизнес-процессы, которые требуют большого количества затрат. Подобные процессы занимают много времени и ресурсов, и часто связаны с человеческими ошибками.

Например, если компании нужно сократить время обработки заказа, то одним из вариантов решения задачи будет создание чат-бота, который принимает заказы на товары из интернет-магазина, интегрирует полученную информацию в CRM и формирует документацию для курьера.

Перед запуском нового проекта мы внимательно анализируем специфику работы клиента и предлагаем наиболее эффективные решения, которые способны помочь бизнесу развиваться быстрее.

Этапы автоматизации

Анализ. На этом этапе необходимо исследовать организацию бизнес-процессов, оценить ее требования, цели и задачи. Провести анализ данных, проверить эффективность действующих систем, выявить проблемы, определить цели и задачи. На основе полученных данных определить бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, и инструменты для её реализации.

Внедрение. Запуск и реализация автоматизации. Обучение сотрудников. Создание инструкций для всех пользователей новой системы.

Интеграция. Коммуникация новых программ с существующими. Объединение данных из различных отделов компании. Тестирование и доработка системы.

Обслуживание и поддержка. Работа с функционирующей системой. Техническая поддержка пользователей во всех вопросах и постоянные обновления.

Представим, что вы анализируете процесс продаж и понимаете, что менеджеры тратят слишком много времени на заполнение документации. Скорость обработки заказов и взаимодействия с клиентами вас не устраивает. Бизнес-процесс требует автоматизации. Вы можете попробовать самостоятельно внедрить новые технологии или прибегнуть к помощи профессионалов, которые подскажут подходящую систему автоматизации продаж. После внедрения, настройки и интеграции новых процессов, вам остается только обучить персонал и за следить за обновлениями системы.

Работая над проектом, мы всегда подробно изучаем бизнес-процессы, требования к отчетности и особенности работы клиентов. Этот опыт помогает нам находить общий язык с новыми заказчиками, предсказывать их потребности и предлагать оптимальные решения в ситуациях, когда четкие требования к проекту еще не сформулированы.

После проведения автоматизации мы продолжаем поддерживать систему: актуализируем, вносим мелкие правки, связанные с изменениями во внутренних процедурах и регламентах заказчика.

 

 

Ресурсы, необходимые для автоматизации

  • Сотрудники, которые понимают необходимость внедрения новых технологий и готовы обучаться работе с ними. 
  • Финансовые затраты на специалистов и технические инструменты.
  • Время на интеграцию процессов и обучение новым методам работы.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при автоматизации

  • Отсутствие координации всей команды. Процесс автоматизации требует эффективного взаимодействия между всеми департаментами компании. Выстраивание тесной коммуникации позволяет команде быстрее внедрить новые технологии и адаптироваться к изменениям. Минимизировать риски можно с помощью привлечения ИТ службы компании к построению новой инфраструктуры.

  • Отсутствие взаимопонимания в вопросах автоматизации. Все управляющие структуры компании должны иметь четкое представление о происходящих изменениях и быть в них заинтересованы.

  • Целевая аудитория определена ошибочно. Недостаточно просто внедрить новые технологии, необходимо всегда ориентироваться на потребности конкретного рынка. Компания должна оценивать итоги автоматизации, основываясь на потребностях той сферы, в которой она развивается.

  • Различные ожидания от автоматизации. Цели, задачи и результаты изменений должны быть понятны для всех департаментов компании. Это исключает различные трактовки в восприятии конечных результатов.      

    Подробнее про типичные ошибки при автоматизации бизнеса читайте в нашем материале

На пути к эффективности

Автоматизация процессов это обязательный инструмент для поддержания конкурентоспособности бизнеса. Она давно перестала быть роскошью и превратилась в необходимость. По данным Deloitte, она помогает увеличить производительность компании на 86%, уменьшить издержки на 59% и улучшить комплаенс на 92%. Своевременное решение о начале автоматизации позволяет компаниям увеличить точность и стабильность ключевых операций и вывести бизнес на новый качественный уровень.

Мы владеем современными методами автоматизации процессов и готовы оказать необходимую поддержку на всех этапах внедрения новых технологий.

Автоматизация бизнес-процессов. Первые шаги
Оцените полезность статьи
Спасибо за оценку!