Интеграция систем — объединяем несколько решений документооборота

В крупных компаниях зачастую внедрено несколько систем документооборота на разных платформах. Как правило, финансовый документооборот реализован на платформе 1С; для договоров и актов может применяться одна из промышленных платформ — Directum, Documentum или OpenText; для электронного архива — это SharePoint или DocsVision; кроме того, в компании могут пользоваться системой управления проектами на платформе PrimaVera или MS Project Server, и тогда, в такой системе появляется необходимость работы с задачами.

Пользователь обязан работать в разных системах и испытывает много неудобств. Особенно это касается первых лиц компании, которые являются финальным звеном в маршрутах согласования. Компании в некоторых случаях пытаются решить эту проблему, мигрируя все процессы на одну платформу документооборота, но это дорого и не решает проблему полностью.

Мы предлагаем подойти к решению проблемы с другой стороны: каждая система документооборота создает задачи согласования, которые можно собрать и передать в отдельное приложение, где пользователь будет с ними работать. Такое приложение - это агрегатор задач, позволяющий согласовывать договоры и заявки, утверждать резолюции, закрывать поручения. Вместе с задачей согласования, пользователь получает доступ к ключевым документам и атрибутам объекта. Приложение имеет веб-интерфейс и мобильные варианты на iOS и Android. Возможность работы с мобильного телефона позволяет руководителям оперативно согласовывать финансовые и юридические документы, что сокращает время движения документа по маршруту в два раза.

Пример объединённых систем, как они выглядят для пользователя

Как это работает?

Для каждой системы разрабатывается специальный адаптер, который преобразует задачу согласования в xml-документ и отправляет его в приложение-агрегатор. Этот адаптер, кроме того, отвечает за обратное преобразование из xml-документа в завершенную задачу документооборота.
Агрегатор
задач
xml
xml
система документооборота
Агрегатор, получая xml-документ задачи, преобразует в веб- или мобильный интерфейс, доступный пользователю.
Пользователь может:
  • ознакомится с атрибутами задачи и согласуемого объекта;
  • отредактировать приложенные документы;
  • прикрепить фотографию с геопривязкой;
  • выполнить результирующие действия с задачей - согласовать, отклонить, перепоручить, запросить комментарий.
Виды и количество результирующих действий задаются мастер-системой.
Когда систем две и более, необходимо автоматизировать обмен сообщениями посредством шины обмена данных. Когда мы слышим слова “корпоративная шина” или “Enterprise Service Bus”, в голове возникает ассоциация "сложно, долго и дорого", но в ее основе лежит простой принцип асинхронного атомарного обмена информацией. Для построения агрегатора задач вовсе не обязательно использовать промышленное решение от ведущих вендоров Microsoft, IBM или Oracle. В нашем случае не требуется преобразования и гибкой маршрутизации сообщений между системами. Каждая система имеет пассивный адаптер, формирующий сообщения в заданном формате, и достаточно написать простой сервис, синхронизирующий сообщения между системами.
Агрегатор
задач
xml
Шина обмена данными
xml
xml
xml
xml
Электронный документооборот
Исполнение поручений
Управление проектами

Как устроен адаптер?

Можно использовать сервер интеграции, например, BizTalk, и тогда адаптер не потребуется, поскольку промышленные решения имеют встроенные адаптеры для популярных корпоративных платформ. Но если вы не готовы к дорогостоящему внедрению, потребуется доработать мастер-систему, обеспечив преобразование объектов в xml-документы.

Рассмотрим реализацию адаптера для систем на базе 1С. Вам понадобится создать:

  • регистры, содержащие входящие и исходящие сообщения;
  • обработчик, обеспечивающий преобразование xml-документов в объекты системы;
  • xml веб-сервис, позволяющий серверу синхронизации передавать сообщения в агрегатор задач.
Агрегатор
задач
xml
Исполнение поручений
xml
xml
Входящие сообщения
Исходящие сообщения
Обработка сообщений
объекты 1c
СЭД на платформе 1с

Сколько потребуется времени для интеграции?

Длительность работ очень сильно зависит от систем, которые нужно объединить. Несмотря на то, что у нас есть готовые адаптеры для популярных платформ, таких как 1С, SharePoint, Documentum, Directum, Project Server, DocsVision, требуется около месяца на интеграцию одной системы. Такие сроки объясняются наличием кастомизаций в корпоративной системе, что усложняет логику настройки и тестирования адаптера.

Что из себя представляет агрегатор задач?

Агрегатор имеет мобильный и веб-интерфейс, и состоит из:

  • нативного мобильного приложения под платформы iOS и Android;
  • веб-приложения, которое является сервером для мобильного приложения;
  • сервера push-уведомлений.
web
https
mobile
REST
API
Агрегатор задач
адаптер
события
push-сервер
шина обмена данными

Насколько безопасно использовать мобильное приложение вне корпоративной среды?

Мы предприняли максимальные меры для обеспечения беpопасной работы с корпоративными данными вне корпоративной сети:

  • Rest-сервис для мобильного приложения опубликован “наружу” с использованием SSL, что обеспечивает защищенное подключение;
  • пользователь авторизуется с использованием учетных данных Active Directory - пара логин-пароль не хранится на мобильном устройстве. Вместо этого выдается временный токен, который позволяет пользователю авторизовываться при постоянном использовании приложения. При утере устройства, токен может быть заблокирован с сервера;
  • на мобильном устройстве хранятся только задачи, находящиеся в текущей работе;
  • при необходимости, на мобильном устройстве устанавливается сертификат, обеспечивающий VPN-подключение к корпоративной сети.
Веб-приложение может быть разработано на любой платформе, используемой в вашей компании. В настоящий момент есть готовая реализация на MS SharePoint Server.
Отправить
Запинить
Оцените полезность статьи
Спасибо!
Обращайтесь
за консультацией
Рассылка
Примерно раз в месяц присылаем статью о CRM, АТС и разработке
Спасибо!
Мы отправили
вам подтверждение