Интеграция систем — объединяем несколько решений документооборота


В крупных компаниях зачастую внедрено несколько систем документооборота на разных платформах. Как правило, финансовый документооборот реализован на платформе 1С; для договоров и актов может применяться одна из промышленных платформ — Directum, Documentum или OpenText; для электронного архива — это SharePoint или DocsVision; кроме того, в компании могут пользоваться системой управления проектами на платформе PrimaVera или MS Project Server, и тогда, в такой системе появляется необходимость работы с задачами.

Пользователь обязан работать в разных системах и испытывает много неудобств. Особенно это касается первых лиц компании, которые являются финальным звеном в маршрутах согласования. Компании в некоторых случаях пытаются решить эту проблему, мигрируя все процессы на одну платформу документооборота, но это дорого и не решает проблему полностью.

Мы предлагаем подойти к решению проблемы с другой стороны: каждая система документооборота создает задачи согласования, которые можно собрать и передать в отдельное приложение, где пользователь будет с ними работать. Такое приложение - это агрегатор задач, позволяющий согласовывать договоры и заявки, утверждать резолюции, закрывать поручения. Вместе с задачей согласования, пользователь получает доступ к ключевым документам и атрибутам объекта. Приложение имеет веб-интерфейс и мобильные варианты на iOS и Android. Возможность работы с мобильного телефона позволяет руководителям оперативно согласовывать финансовые и юридические документы, что сокращает время движения документа по маршруту в два раза.


Как это работает?

Для каждой системы разрабатывается специальный адаптер, который преобразует задачу согласования в xml-документ и отправляет его в приложение-агрегатор. Этот адаптер, кроме того, отвечает за обратное преобразование из xml-документа в завершенную задачу документооборота.


Агрегатор, получая xml-документ задачи, преобразует в веб- или мобильный интерфейс, доступный пользователю.

Пользователь может:

  • ознакомится с атрибутами задачи и согласуемого объекта;
  • отредактировать приложенные документы;
  • прикрепить фотографию с геопривязкой;
  • выполнить результирующие действия с задачей - согласовать, отклонить, перепоручить, запросить комментарий.

Виды и количество результирующих действий задаются мастер-системой.


Когда систем две и более, необходимо автоматизировать обмен сообщениями посредством шины обмена данных. Когда мы слышим слова “корпоративная шина” или “Enterprise Service Bus”, в голове возникает ассоциация "сложно, долго и дорого", но в ее основе лежит простой принцип асинхронного атомарного обмена информацией. Для построения агрегатора задач вовсе не обязательно использовать промышленное решение от ведущих вендоров Microsoft, IBM или Oracle. В нашем случае не требуется преобразования и гибкой маршрутизации сообщений между системами. Каждая система имеет пассивный адаптер, формирующий сообщения в заданном формате, и достаточно написать простой сервис, синхронизирующий сообщения между системами.


Как устроен адаптер?

Можно использовать сервер интеграции, например, BizTalk, и тогда адаптер не потребуется, поскольку промышленные решения имеют встроенные адаптеры для популярных корпоративных платформ. Но если вы не готовы к дорогостоящему внедрению, потребуется доработать мастер-систему, обеспечив преобразование объектов в xml-документы.

Рассмотрим реализацию адаптера для систем на базе 1С. Вам понадобится создать:

  • регистры, содержащие входящие и исходящие сообщения;
  • обработчик, обеспечивающий преобразование xml-документов в объекты системы;
  • xml веб-сервис, позволяющий серверу синхронизации передавать сообщения в агрегатор задач.


Сколько потребуется времени для интеграции?

Длительность работ очень сильно зависит от систем, которые нужно объединить. Несмотря на то, что у нас есть готовые адаптеры для популярных платформ, таких как 1С, SharePoint, Documentum, Directum, Project Server, DocsVision, требуется около месяца на интеграцию одной системы. Такие сроки объясняются наличием кастомизаций в корпоративной системе, что усложняет логику настройки и тестирования адаптера.


Что из себя представляет агрегатор задач?

Агрегатор имеет мобильный и веб-интерфейс, и состоит из:

  • нативного мобильного приложения под платформы iOS и Android;
  • веб-приложения, которое является сервером для мобильного приложения;
  • сервера push-уведомлений.


Веб-приложение может быть разработано на любой платформе, используемой в вашей компании. В настоящий момент есть готовая реализация на MS SharePoint Server.

Насколько безопасно использовать мобильное приложение вне корпоративной среды?

Мы предприняли максимальные меры для обеспечения беpопасной работы с корпоративными данными вне корпоративной сети:

  • Rest-сервис для мобильного приложения опубликован “наружу” с использованием SSL, что обеспечивает защищенное подключение;
  • пользователь авторизуется с использованием учетных данных Active Directory - пара логин-пароль не хранится на мобильном устройстве. Вместо этого выдается временный токен, который позволяет пользователю авторизовываться при постоянном использовании приложения. При утере устройства, токен может быть заблокирован с сервера;
  • на мобильном устройстве хранятся только задачи, находящиеся в текущей работе;
  • при необходимости, на мобильном устройстве устанавливается сертификат, обеспечивающий VPN-подключение к корпоративной сети.